Quando si parla di prodotti informatici nei processi aziendali immediatamente si pensa alla contabilità, alla fatturazione, alla gestione ordini, al personale, alla produzione … poi in fondo, molto in fondo, al credito. Questo accade in quanto le società di informatica hanno investito dove il cliente aveva maggior interesse e dove vi era una normativa stringente a cui bisognava attenersi; la contabilità generale, “COGE”, è stato il primo argomento su cui è stata posta attenzione nel business aziendale, poi tutti gli altri in funzione della rilevanza degli stessi. Di norma i sistemi informativi aziendali hanno un cuore, la COGE, attorno alla quale ruotano sistemi gestionali più o meno standard e più o meno integrati con essa.
Arrivando al credito, possiamo identificare vari ambiti in cui l’informatica può essere di aiuto: anzitutto occorre prendere in considerazione alcuni degli ambiti funzionali da gestire quali la valutazione del cliente, la rivisitazione dei parametri di valutazione del cliente nel tempo, seguire gli incassi ed i solleciti, gestire piani di rientro ed eventualmente governare le pratiche legali. Un aspetto rilevante, spesso sottovalutato, è che il “sistema crediti” ha una moltitudine di controparti con cui si relaziona : gli info provider, gli uffici tecnici, gli uffici commerciali, i clienti, le aziende di recupero del credito, i postalizzatori, i servizi di invio di SmS, e-mail e pec, la gestione della fatturazione, i pagamenti, gli ordini e la dirigenza che chiede visibilità sui dati gestiti, se non addirittura coinvolgimento nell’operatività.
Inutile dire che questi enti/servizi hanno una propria vita informatica e, a volte, non hanno strumenti standard per comunicare con gli altri sistemi. Nonostante le difficoltà, l’argomento alimentazione dei dati è essenziale per la corretta gestione dei crediti per cui l’argomento è imprescindibile e deve essere affrontato per primo; l’alimentazione DEVE essere costante, completata e aggiornata tanto che chi opera nella gestione dei crediti deve avere la percezione di essere sempre aggiornato e pienamente integrato con tutti gli altri sistemi.
Fortunatamente allo scopo ci vengono in soccorso strumenti di comunicazione standard quali i fogli excel, sempre più utilizzati dai prodotti contabili più aggiornati, tramite i quali sono esportabili, quindi importabili, tutte le più significative informazioni necessarie alla gestione del credito; dove questo manca occorre prevedere la realizzazione di apposite procedure di alimentazione e/o di scambio dati che mantengano il sistema di gestione crediti costantemente aggiornato. Una corretta gestione dei dati di alimentazione dei sistemi di gestione del credito salvaguarda l’investimento in quanto al cambio dei sistemi terzi, basterà modificare l’import dei dati per continuare a gestire i crediti senza ulteriori interventi informatici.
L’interconnessione con un numero alto di uffici/sistemi di gestione induce ad un’altra riflessione: ogni ufficio/sistema di gestione interfacciato necessita di approfondite analisi per lo scambio dati e/o la visibilità delle funzioni; inoltre alcune funzioni di alcuni uffici, quali quello commerciale, possono essere parte integrante nel processo dei crediti. In sintesi, lo sviluppo di apposite procedure o l’acquisto di un prodotto preconfezionato devono essere oggetto di attente riflessioni stante la complessità dell’argomento trattato e dell’interconnessione con molti altri attori sul palcoscenico.
Bene, dopo aver sollevato molti punti interrogativi senza fornire risposte, vi aspetto alla prossima puntata dove tratteremo l’argomento “interconnessione con i sistemi terzi”.