Interconnessione con gli altri sistemi informatici

Colgo l’occasione per intrattenervi sugli elementi con i quali lavora la gestione dei crediti così da individuarne le potenzialità di utilizzo.

I vari sistemi ed enti possono colloquiare con la gestione crediti sia per mezzo di strumenti elettronicamente leggibili, fogli excel e/o apposite procedure, oppure accedendo direttamente alle funzioni a loro dedicate.

Ufficio commerciale: gli uffici commerciali possono avere un ruolo rilevante nella gestione del credito fornendo ed acquisendo dati. Come fornitori di dati raccolgono dati sui prospect da valutare, informazioni aggiornate sui clienti e anticipano eventuali pagamenti, come acquisitori di dati richiedono fidi e rating del prospect/cliente e l’esposizione del cliente in tutte le forme contribuendo ad accelerare le procedure di incasso.

Infoprovider: tipicamente fornisce l’anagrafica completa del cliente e una sua situazione con relativi prospetti, bilanci e condizioni aziendali sia in PDF che con strumenti elettronicamente leggibili con i quali è possibile automatizzare proposte di rating e di fido secondo le regole interne del credito.

Fatturazione: fornisce i dati della fattura nelle sue varie forme e le modalità di pagamento con relative scadenze delle rate.

Ordini/DDT: consentono di quantificare merce/servizi spedita ma non fatturata oltre a merce/servizi ancora da erogare. Informazioni utili per rivalutare il fido non solo sulle fatture da incassare ma anche sulla base degli impegni nel frattempo intervenuti.

Pagamenti: i pagamenti totali o parziali delle fatture sono l’elemento che conclude il ciclo di vita della fattura o della rata.

I clienti: i clienti possono accedere al sistema per conoscere la propria situazione contabile e, soprattutto, la situazione dell’impegnato rispetto al fido.

Uffici tecnici: gli uffici finanziari si relazionano con gli uffici tecnici quali controparti nella gestione di eventuali contestazioni sulle forniture oppure quali esecutori di azioni volte a bloccare l’erogazione delle merci/servizi qualora l’esposizione del cliente superi soglie predefinite.

Sistemi direzionali: di norma le direzioni sono coinvolte nella concessione del fido, nella gestione extra fido e nelle valutazione di dati finanziari complessivi.

Postalizzatori: strumenti per invio massivo di comunicazioni; a volte tali sistemi consentono di avere in ritorno l’esito della spedizione elettronicamente leggibile, elemento utile per la gestione delle contestazioni.

Sistemi di gestione SmS, e-mail e Pec: sistemi automatici di contatto elettronico dei clienti che consentono di ridurre i costi di comunicazione e di avere in ritorno l’esito elettronicamente leggibile del sollecito.

Aziende di recupero del credito: strutture esterne o interne all’azienda preposte al sollecito del pagamento con contatto diretto del cliente; solitamente ricevono i dati di chi contattare e ritornano l’esito del sollecito in forma elettronicamente leggibile.

Uffici legali: interni ed esterni possono ricevere dati sulle pratiche in formato elettronicamente leggibile ritornando, sempre nello stesso formato, l’aggiornamento delle stesse. Elemento utile per tenere sotto controllo le varie fasi/tempi delle azioni legali oltre a gestirne il costo se dotati di un preventivo comparato con il costo consuntivo delle singole azioni fatte.

Identificati gli attori e il loro ruolo, la prossima puntata la dedicheremo a “alcuni componenti della gestione del credito”.