Tutti i sistemi amministrativi gestiscono gli incassi con estratti conto, distinte RiBa, anzianità del credito ma i bisogni in questo contesto sono molteplici per cui occorrono nuovi strumenti. Un parziale elenco: operatori guidati nel lavoro quotidiano potendo lasciare traccia dell’operato, sintesi dei dati ad ogni livello organizzativo, autorizzazione ordini oltre la capienza dei fidi, gestione dei reclami, interscambio dati con sistemi terzi quali postalizzatori e aziende di recupero del credito, uffici tecnici e commerciali, gestione comunicazione con strumenti quali Sms, E-mail e PEC e occorre tener conto anche delle incombenze legate ad eventuali polizze assicurative sul credito.
Addetti al contatto con il cliente: gli operatori devono essere guidati nel loro lavoro quotidiano con elenchi preselezionati di clienti su cui lavorare ed occorrerà che ogni cliente sia reso disponibile completo nei dati di contatto, fatture scadute e a scadere, piani di rientro, pratiche legali ed eventuali sinistri assicurativi. Il contatto deve essere registrato in modo da mantenere storia dell’attività e deve essere possibile pianificare successivi contatti.
Sintesi: ogni livello aziendale deve poter accedere con immediatezza a sintesi di dati adeguati al ruolo rivestito nel modello organizzativo.
Ordini fuori fido: di norma viene fatto il controllo che l’importo della fattura in emissione sommato alle fatture non ancora saldate possa essere incluso nel fido, meno frequentemente questo controllo viene fatto nella gestione dell’ordine ed ancor meno nella gestione ordini con valutazione su inizio lavorazione ordine relazionato agli incassi che nel frattempo potrebbero realizzarsi, evento che potrebbe consentire un miglior utilizzo del fido, soprattutto, se è assicurato.
Reclami: la fattura pagata regolarmente non richiede particolari attenzioni mentre l’eventuale mancato pagamento imputabile ad un reclamo deve essere risolto con immediatezza in quanto potrebbe comportare costi rilevanti per il suo sblocco. Al manifestarsi di un reclamo occorre allestire apposite liste di lavorazione in cui inserire la/le fattura/e in contestazione con tutta la documentazione disponibile al fine di attivare l’ufficio coinvolto in funzione della tipologia dell’evento. A questo punto si rimane in attesa che la nostra lista di incassi in lavorazione venga aggiornata con note di credito o con la conferma che la fattura sia tornata nella condizione di “pagabile”.
Interscambio dati con sistemi terzi: nel quotidiano capita di dover utilizzare strutture interne ed esterne per l’esercizio di funzioni particolari quali l’invio di documenti cartacei, attività di recupero del credito e contatti con uffici interni commerciali e tecnici; solitamente questi enti sono automatizzati per cui sarebbe utile fornire dati in formato elettronico ricevendo con la stessa modalità l’esito della loro azione da abbinare alle fatture coinvolte.
Sms, E-mail e PEC: la disponibilità di strumenti flessibili consente una comunicazione a basso costo e meno invasiva di quella classica verso il cliente. Si possono utilizzare strumenti quali gli Sms per inviare avvisi di prossime scadenze come ad esempio RiBa in arrivo, E-mail con estratti conto e PEC per segnalare eventuali scaduti; per questi strumenti è possibile organizzare operazioni di invio massive su condizione.
Assicurazione: a costi non proprio contenuti, l’assicurazione è una certezza sul credito ma anche con la polizza crediti vi sono attenzioni che se non prestate possono vanificare lo strumento. Le fatture hanno un tempo di copertura assicurativa oltre il quale non sono rimborsabili, su necessità è possibile attivare dei periodi di proroga, in modo insindacabile le assicurazioni aggiornano i fidi sui clienti per cui la non inosservanza di tali regole renderebbe il sinistro non esercitabile. Prima che la compagnia prenda in carico i crediti insoluti occorre verificare che tutta la documentazione a sostegno sia conforme e che siano stati fatti tutti i passi necessari al suo recupero.
In tutto il processo organizzativo del credito occorre prevedere il coinvolgimento della struttura commerciale la quale, a volte, risulta essere il destinatario primario del servizio.
Il prossimo approfondimento sarà sulla gestione dei piani di rientro.