Se da un punto di vista dei sistemi informativi la gestione del credito è considerata, a torto, minore, le funzionalità che tale sistema potrebbe esprimere sono molteplici e di seguito provo a descriverne alcune.
Valutazione del cliente: il prospect/cliente è tale se paga, per sapere se paga non sempre posso aspettare il pagamento per cui occorre avere informazioni preventive sulla sua solvibilità. Le informazioni sul cliente possono essere raccolte da fonti differenti quali gli infoprovider, la forza commerciale, gli uffici tecnici e notizie ricavabili da informazioni storiche mantenute negli archivi dell’azienda. Fondamentalmente vi sono due sistemi di valutazione, nel primo vengono acquisiti manualmente singoli elementi nel formato che più facilmente si può recuperare sottoponendoli poi alla valutazione di personale esperto che istruisce la pratica assegnando un rating ed un fido, il secondo dove ci si affida a sistemi automatici che analizzando informazioni elettronicamente leggibili calcolano, sulla base di regole interne, un rating e un fido; in entrambi i casi la pratica di fido così istruita può essere sottoposta ad un processo di autorizzazione.
Monitoraggio del cliente: il cliente è un componente “vivo” e come tale muta nel tempo. Questo ci induce ad approntare funzionalità che periodicamente, tipicamente una volta all’anno o quando vi sono eventi significativi, rivalutano il cliente potendo aggiungere informazioni storiche, almeno se è stato buon pagatore nel tempo, informazioni commerciali ed eventuali pregiudizievoli; per le modalità di esecuzione si rimanda alle due modalità indicate nella valutazione.
Incassi e Solleciti: siamo arrivati al momento per cui ci siamo tanto preparati: l’incasso. L’incasso, solitamente, non procura particolari problemi in quanto la quasi totalità dei clienti paga, magari non regolarmente, però potrebbe essere utile prepararsi anche al mancato incasso. Presupposto che la situazione complessiva dei crediti e della singola posizione del cliente sia sempre facilmente disponibile, gli operatori predisposti alla gestione dell’incasso devono essere guidati nelle operazioni quotidiane; la guida può essere realizzata in molti modi ma l’obiettivo deve essere quello di fornire gli elementi su cui lavorare all’apertura di ogni sessione di lavoro, per ogni posizione lavorata poter lasciare storia di quanto fatto con eventuali allegati e poter generare promemoria per azioni future. A queste azioni occorre abbinare supporti quali liste preselezionate di clienti, estratti conto e situazioni dove riscontrare l’anzianità del credito. Quando poi “il gioco si fa duro i duri iniziano a giocare”: il mancato pagamento per mancanza di liquidità, “per pagare e morire c’è sempre tempo” e per contestazioni. Nei primi due casi potrebbe essere utile iniziare con mezzi non troppo invasivi quali Sms con lo scadere, e-mail con estratti conto e Pec per lo scaduto per poi far seguire piani di rientro o il passaggio al legale (meglio perdere il cliente che i soldi). Nel terzo caso occorre essere strutturati per ridurre al minimo le disfunzioni legate alla gestione di un evento impattante quale è la contestazione della fornitura. Nella gestione dell’evento possono essere coinvolte entità quali la produzione, la forza commerciale, l’amministrazione, il magazzino-spedizione ed altre per cui occorrerebbe corredare le segnalazioni dell’opportuna documentazione, inviarla all’entità coinvolta e monitorarne lo svolgimento sino a quando la pratica non si concluda con note di credito oppure con la fattura nuovamente posta nella condizione “da incassare”.
Piani di rientro: esauriti i tentativi di incasso delle fatture/rate senza esito positivo, si possono predisporre piani di rientro concordati che consentano di dare una possibilità di dilazione dei pagamenti mantenendo aperto il rapporto con il cliente. La funzione deve consentire l’allestimento di un piano di rientro dove sia possibile inserire date e rate comprensive delle spese di incasso e degli interessi passivi, per poterlo poi sottoporre al livello autorizzativo. Ovviamente occorre monitorare costantemente il piano di rientro in modo che a fronte del mancato pagamento delle rate si possa riportare il piano ad una nuova situazione di valutazione.
Pratica legale: attivata la pratica legale, il cliente è perso e si tenta di non perdere l’incasso. In questa fase ci sono elementi da tenere sotto controllo che potrebbero fare la differenza tra incassare oppure spendere soldi senza incassare. Il primo punto d’attenzione è che il legale incaricato provveda ad attivare tutte le azioni nei tempi dovuti: a tal fine basta elencare tutte gli atti attivabili stabilendo un tempo minimo e massimo di attivazione-esecuzione. Il secondo punto di attenzione è che la causa non costi più del credito in contestazione; qui la questione è più semplice in quanto basta chiedere un preventivo per poi in corso d’opera confrontarlo con il costi dei singoli atti a consuntivo.
La prossima puntata la dedicheremo a “l’acquisto di un prodotto per la gestione del credito“.